7 med pil opad
En brændende platform, en dedikeret topledelse og en bred involvering, har hjulpet til, at GDPR-projekterne har leveret varen.
Introduktion
Af Undervisningsministeriets bekendtgørelse om karakterskala og anden bedømmelse fremgår det, at karakteren 7 gives for den gode præstation, der demonstrerer opfyldelse af de fastlagte mål, med en del mangler”.
Denne vinter gennemførte vi en undersøgelse af 36 danske projekter, der alle havde til formål at implementere den nye persondataforordning også kaldet GDPR-projekterne. I vores survey bad vi virksomhederne om at give karakter til deres GDPR-projekter, og resultatet blev et gennemsnit på 7 – med en pil opad.
GDPR-projekterne er således et opløftende eksempel på, at ikke alle IT-projekter kører helt af sporet, selvom man nogle gange kan få det indtryk, når man læser om projekterne på nettet og i dagspressen. Fx kunne man på forsiden af tidsskriftet ”Projektledelse” forrige år læse overskriften ”Du har under 36% chance for succes i dit projekt”.
Vigtige faktorer
Data i vores survey, peger på, at 3 faktorer synes at have haft positiv indflydelse på om projektet lykkedes:
· Der har været en brændende platform
· Topledelsen har været direkte involveret i projekterne
· Involvering af hele organisationen
På mange måder er dette ikke en revolutio-nerende nyhed. Det matcher på mange måde de resultater, som John Kotter nåede frem til og lancerede i sin berørte artikel fra Harward Business Review ”Why Transformation efforts fail”. Kotter taler i sin artikel om vigtigheden af at skabe ”a sense of urgency”, at have en ”powerfull guiding coalition” og om at ”Empowering others to act on the vision”.
Resultater
I GDPR-projekterne kommer den brændende platform til udtryk i følgende kommentarer til, hvorfor GDPR-projekterne lykkedes:
”Truslen om store bøder og offentlig udstilling i medierne var med til at skabe stor opmærksomhed, interesse og forståelse blandt både ledere og medarbejdere”
”Det at der var en ekstern deadline og stor fokus på GDPR i resten af samfundet hjalp”
Undersøgelsen viser også, at projektorganisering er blevet fast form, når lovgivningsinitiativer skal implementeres. I ca. 90% af alle de GDPR-projekter, der har deltaget i vores survey, har der været etableret en projektorganisation til projektet. Samtidig viser vores survey også, at det er lykkedes at mobilisere topledelsen i projekterne. Der har været repræsentanter fra virksomhedens topledelse i 90% af styregrupperne. Kotter ville givetvis have nikket anerkendende til denne ”magtfulde ledende koalition”.
I de åbne besvarelser i vores survey, har respondenterne kunnet givet deres bud på, hvilke faktorer, der kan forklare projekternes succes. Her peger flere også på topledelsens involvering, som nedenstående citater er eksempler på:
”Topledelsens fokus har medvirket til succesen”
”Ledelsesfokus og opfølgning har været afgørende”
”Projektprogramchefen havde reference til IT-direktøren, med referencegruppe i topledelsen”
”Vi havde direktionens bevågenhed”
”Ledelsens evne til at tage beslutninger i projektet har været afgørende”
Der er imidlertid også plads til forbedring i projektorganiseringen. Selvom mange respondenter peger på vigtigheden af at mobilisere hele deres organisation i projektet, så har der været begrænset direkte involvering af slutbrugerne i projektorganisationerne. I over halvdelen af projekterne angives det, at slutbrugerne ikke eller kun sporadisk har været involveret i projektet (fx i projektorganisationen, i workshops, ved seminarer el.lign)
I de projekter, hvor der har været en bred involvering af hele organisationen, har dette tilsyneladende haft en rigtig god effekt på projektets resultat. I en af kommentarerne til surveyen lyder det således:
”Vi arbejdede rigtig meget med awareness i organisationen. Vi satte tid af til dette, og da alle var besøgt personligt ”tippede” organisationen, og herefter oplevede vi et ”træk” efter ydelserne fra projektet”.
Når kun 2 ud af de 36 GDPR-projekter, der deltog i undersøgelsen fik karakteren 12, så skyldes det naturligvis, at der i mange af projekterne trods alt stadig er plads til forbedring. En klassisk sten i skoen i flere af projekterne har været manglen på dedikerede ressourcer til projektet. I kun lidt over 60% af projekterne har der været allokeret dedikerede ressourcer til projektet herunder vurderet, hvor mange dage den enkelte deltager forventes at bruge på projektet. I de åbne kommentarer angiver flere at ”manglende fuldtidsressourcer gjorde, at succesen blev begrænset” og ”der var svært at finde ressourcerne i hverdagen”.
I nogle sammenhænge kan en god incitament-struktur kompensere for, at den formelle ressourceallokering ikke er på plads, men her har der ikke været meget hjælpe at hente i GDPR-projekterne. I kun 1 af de 36 projekter, har der været etableret en belønningsstruktur for deltagelse i projektet.
Om undersøgelsen
36 virksomheder har deltaget i undersøgelsen. Over 60% af de deltagende virksomheder har over 200 ansatte. Ca. en femtedel har under 50 ansatte. Ca. tre fjerdedele af de deltagende virksomheder er private og resten er offentlige.
