Ord – et overset redskab i projektledelse – del 1

Et projekt kan betragtes som en lang samtale mellem en bred vifte af aktører. En konstant strøm af forskellige slags kommunikation via møder, mails, spontane dialoger, video-møder, dokumenter, sms’er og videndelingssystemer. Og projektledelse handler i høj grad om at skabe klarhed og fælles mening i denne løbende samtale.

Grundstoffet i al denne kommunikation er ord, og det synes jeg trænger til mere fokus i projektledelse. Ordene spiller en større rolle end vi tror, men vi bruger dem tit ubevidst.

To vigtige aspekter i at bruge ord som et redskab er:

1.    at undgå at tale forbi hinanden
2.    at vælge ord der støtter vores budskab.

I dette indlæg handler det om første punkt, mens det andet punkt behandles i næste indlæg.

Lad være med at tale forbi hinanden

Mange uoverensstemmelser og gnidninger handler om, at vi tror vi er enige – for vi bruger jo de samme ord – men så viser det sig, at vi ordene betyder noget forskelligt for os. Og når vi tillægger forskellig betydning til et ord, taler vi forbi hinanden. Et ord er jo en kort kode for en bestemt betydning, men nogle ord har fået så forskellige betydninger, at de næsten har mistet deres værdi som koder.

Lad os se på et par eksempler.

Hvad mener du med projekt?
Prøv at skifte fra en virksomhed til en anden – eller blot fra en afdeling til en anden – og du vil opdage, at ordet projekt betyder noget forskelligt. Fra nøje beskrevne arbejdsprocesser med klare roller og manualer for orkestrering af de enkelte skridt med hjælp fra PMO, og til et midlertidigt fokus, hvor noget skal afklares eller udvikles på tværs organisationen ved brug af en arbejdsproces, som de involverede selv afgør.

Nogle virksomheder er holdt op med at bruge ordet projekt og taler hellere om leverancestrømme, mini-programmer, processer eller noget helt andet.

–      Du taler om, at vi skal starte et nyt projekt – men hvad mener du mere præcist? For jeg har været i mange projekter og de var vidt forskellige.

Hvad mener du med agilt?
Agilt er et meget brugt begreb i tidens projektledelse, og ordet betyder adræt, hurtig, smidig og behændig. Agilt bliver nævnt i mange forskellige sammenhænge, men ofte mener vi ikke det samme.

Nogen refererer til bestemte agile projektledelsesmodeller med bestemte regler, ceremonier og roller, mens andre mener den agile tankegang som en fleksibel og dynamisk måde løbende at skabe mening i kompleksitet. Så når man bruger ordet agilt vil man skabe forskellige billeder og meninger hos tilhøreren, også selv om man selv synes, man er tydelig. Det er forskellige hverdagsforståelser af det samme ord, me de henviser til meget forskellige betydninger.

–      Så hvad mener du, når du nu siger, at dette skal foregå agilt? Vil du sætte nogle flere ord på, så jeg er sikker på jeg forstår, hvad du mener.

Hvad mener du med en plan?
”Nu skal vi lave en plan for projektet.” – Ja, siger den ene projektdeltager, og tænker, at nu skal vi have styr på hele projektets proces og få noget veldefineret at måle projektets succes på, når vi slutter.  Ja, siger den anden projektdeltager, og tænker, at vi må jo se at komme i gang, så lad os formulere en plan for det første skridt. Så reviderer og udbygger vi planen efterhånden, som vi bliver klogere og sammen skaber mere viden om denne komplekse problemstilling.

Og der er flere måder at opfatte ordet plan på, for det afhænger af konteksten og de tankegange og yndlings-arbejdsformer, som aktørerne bringer med fra andre sammenhænge.

–      Så nu siger du en plan, men hvad tænker du mere præcist? For jeg kan komme i tanke om mange typer planer.

Få gang i samtalerne om ordene
Sæt lys på de vigtige ord i jeres ’projekt’ – og hold gang i samtalerne om ordene, for der vil hele tiden dukke nye situationer op, som I skal skabe mening i ved at præcisere og måske ændre ordene.

• Har du nogle eksempler på ord i projektverdenen, som du synes, vi skal blive bedre til at præcisere?
• Er der ord du er træt af? – måske fordi de har mistet deres betydning eller bruges ’forkert’.
• Har du ideer til nye ord, der kan give bedre mening?

(Næste indlæg handler om at vælge ord, der støtter ens budskab).