Ord – et overset redskab i projektledelse – del 2

Debat/juni 22, 2018/af Elisabeth Plum

Da projekter kan ses som en lang samtale mellem mange aktører, er ord ret vigtige. Men ord er ikke bare ord. Vi bruger tit ordene ubevidst og overser, at ordvalg spiller en afgørende rolle for projektets resultater.

Del 1 handlede om, hvordan projektlederen kan undgå, at man taler forbi hinanden, og denne gang handler det om at vælge de ord, der passer til situationen og støtter vores budskab. Det lyder selvindlysende, ikke? Og det er netop en del af problemet.

Tro ikke på denne myte om ordenes betydning
Først skal en udbredt myte om ordenes betydning aflives. I et psykologisk forsøg blev et antal personer bedt om at afkode en person, der med enkeltord beskrev nogle følelser og sympatier, samtidig med at personen udtrykte præcis det modsatte budskab med sit ansigtsudtryk og sin stemme. (Mehrabian, 1967) Det viste sig, at forsøgspersonerne mest troede på det budskab ansigtet og stemmen afsendte.

Forsøgets resultater blev mistolket til en generel pointe om, at kun 7% af en kommunikation formidles af ordene, mens 55% stammer fra ansigtsudtryk og 38% fra stemmen. Forskeren understreger selv, at forsøgets resultater på ingen måde kan overføres til anden slags kommunikation, men alligevel er det en sejlivet myte, der dukker op som en general sandhed.
Selv om ansigtsudtryk, kropssprog og betoninger også spiller en vis rolle i professionel kommunikation, så spiller ordene hovedrollen, når vi via samtaler skaber klarhed og fælles mening. Det gælder både de talte og de skrevne ord, men ordene er hverken entydige eller neutrale.

Ord lægger spor
Ord er fyldt med betydninger, der rækker videre end blot at forstå hinanden i nuet. De fører billeder og forestillinger med sig, som påvirker vores handlinger. ’Ord skaber hvad det nævner’, som N.F.S. Grundtvig formulerede det, og vi er ikke altid opmærksomme på denne skaberkraft i vores ordvalg.

Hvilke ord bruger I for eksempel til at tale om strukturerne i det tværgående samarbejde mellem fagligheder, afdelinger eller sektorer? Taler I om snitflader, om grænseflader eller måske om samarbejdsrum?

En undersøgelse (*) viser, at i tværgående samarbejde baseret på begrebet om snitflader er der lav tillid, sjælden kommunikation, adskilt viden og adskilte mål. Er samarbejdet derimod baseret på begrebet om samarbejdsrum, udviser deltagerne høj tillid, hyppig kommunikation, overlappende viden og fælles mål.

Ordet snitflade har som billede fokus på adskillelsen og signalerer to – ved et snit – helt adskilte dele, mens ordet samarbejdsrum (eller grænseflade) peger på det fælles der forbinder dem og signalerer samarbejde mellem de forskellige dele. Ordene inviterer til forskellige forventninger til samarbejdet og forskellig slags daglig praksis.

Ord er en intervention – bevidst og ubevidst
Det er indlysende, at et tværgående samarbejde ikke skifter karakter ved et trylleslag, blot fordi ledelsen beslutter sig at bruge ordet samarbejdsflade i stedet for snitflade. Dette handler ikke om spin eller George Orwellsk newspeak, hvor institutioner og fænomener gives nye navne for at skjule noget problematisk og give et positivt indtryk.

Den menneskelige opfattefunktion er et kompliceret samspil mellem sanserne, hjernen og vores erfaringer, og den påvirkes også af situationen. Ord aflæses ikke bare på det bevidste plan, for vi er ikke kun rationelt tænkende og handlende væsener. Tit aflæser vi ord helt ubevidst og reagerer via autopiloten uden helt at opdage, hvad der fik os til at sige eller gøre netop dette.
Når ordvalg skal bruges som del af en intervention, skal vi derfor både tænke, tale og handle ud fra en sammenhængende forståelse og mening. For hvis vi sender modstridende signaler, går der kuk i meningsdannelsen. Budskabet forvrænges, og folk fortsætter med at tænke og gøre, som de plejer.

Ordvalg som forandringshjælp
Som sidste ord i denne overskrift overvejede jeg ’forandringsredskab’ eller -værktøj, men fravalgte det. Jeg ønskede et begreb, der signalerer at ’ordvalg’ ikke er et quickfix, der ændrer noget alene, men derimod er en blandt flere bevidste aktiviteter, projektlederen skal benytte i samspil med projektets øvrige deltagere for at bevæge projektet det næste skridt fremad.

Det blev ’forandringshjælp’, men jeg kunne også have valgt et andet ord til at udtrykke, at dette sker i en social relation. (Måske har du et bedre ord til mig?)
Ordvalg er særligt vigtigt i forandringsprocesser, for her skal vi udvikle noget nyt, der adskiller sig fra noget eksisterende, noget gammelt. Og hvis vi bliver ved med at bruge ordene fra det gamle, forhindrer vi det nye i at vokse frem, fordi vi sender modstridende signaler.

Mange steder er et nyt projektparadigme ved at vokse frem som svar på den voksende kompleksitet. Det kræver en kulturforandring væk fra det klassiske styringsparadigme, hvor ord som styre, planlægge, kontrollere, afvigelseshåndtering, korrigere og årsagen (=ental) giver rigtig god mening. Styringsparadigmet bygger på den naturvidenskabelige tænkning og har gennem mange år skabt succes i projekter med på forhånd ret veldefinerede mål. Der er skrevet masser af bøger og skabt uddannelsesforløb, der styrker arbejdet og meningsdannelsen i dette paradigme, som vil fortsætte med at give resultater for dele af projektverdenen.

Men når projekter skal lykkes under ustabile og uforudsigelige betingelser, er der derimod ikke udviklet så mange ord endnu. Og problemet er så, at vi kan komme til at bruge de gamle ord, og de vil holde os fast og hæmmer paradigmeskiftet. Vi kan blive lokket til at reducere kompleksiteten på en måde, der afsporer processen, for bevidst og ubevidst signalerer de gamle ord noget bestemt, der hører en anden virkelighed til.

Jamen, det var ikke det jeg mente
Det kan lyde uskyldigt at bruge ord som ’korrigere, planlægge og mekanisme’ – men det giver indtryk af noget, der fungerer efter mekaniske love, som er indstillet på noget bestemt og må rettes, hvis det fejler. Og det er uheldigt, hvis det vi taler om, er en dynamisk samarbejdsrelation, hvor en uventet hændelse kan give ny læring som betyder, at vi må revidere projektets næste skridt.
”Jamen det var jo slet ikke det, jeg mente, da jeg brugte de ord.” – Nej, men det var altså det, du kom til at sige.

Det nye projektparadigme skal blandt andet vokse frem gennem formuleringen af nye ord og metaforer, for det støtter og stimulerer en ny tankegang og nye måder at arbejde på. Nye ord åbner for ny opmærksomhed og gør det muligt at opdage nye ting og se mønstre, der før var skjulte. Vi kan kun tale om det vi har ord for, så nye ord sætter os fri fra gamle måder at se tingene på.

Den løbende samtale om ord
Der findes ikke EN rigtig betydning af et ord, men der findes en betydning, der er meningsfuld i jeres situation og som I må drøfte for at skabe en fælles referenceramme. Lige meget hvilken slags projekt I arbejder på, må I hjælpe hinanden med at lytte efter ord, der peger i en anden retning end den I ønsker. Vær kritiske og omhyggelige med ordvalg, og lad samtalen om ord være en legitim del af projektets løbende samtale.

Hvilke ord og metaforer giver bedst mening om det næste vigtige skridt for projektet?
Og hvilke ord og metaforer skal vi undgå, fordi de peger i andre retninger?
Hvad mangler vi nye ord for?

(*) Se Claus Elmholdt og Morten Kusk Fogsgaards’ resumé af undersøgelsen på lederweb.dk – ’Tal samarbejdet frem’.

Du vil måske også finde dette indlæg af Elisabeth Plum interressant: