Projektporteføljeledelse – hvorfor, hvordan, og hvem kan have glæde af det?
En projektportefølje er en samling projekter, der konkurrerer om organisationens ressourcer, og denne konkurrence omfatter i princippet alle organisationens projekter. Omkring en tredjedel af organisationers aktiviteter er i dag organiseret som projekter. Det betyder, at det er vigtigt, at ressourcerne bruges rigtigt. Det er vigtigt, at det er de rigtige projekter, der sættes i værk, at der er ressourcer til projekterne, og at projekter, der af en eller anden grund ikke ser ud til at kunne nå i mål eller opfylde deres formål, bliver stoppet. Med projektporteføljeledelse indfører organisationen formelle beslutningsprocesser og standarder for at opnå dette. Bogen Project Portfolio Management – An Organizational Perspective giver, baseret på viden indsamlet gennem forskning i Danmark og internationalt, en solid basis for at indføre disse ting.
Bogen beskriver hvad en organisation får ud af at indføre projektporteføljeledelse, hvilke processer, der typisk er i dette, og den giver et forslag til, hvad organisationen skal opfylde for at være klar til at indføre projektporteføljeledelse. Bogens forslag er baseret på ny, international forskning på området, og den inddrager resultater fra en undersøgelse om porteføljeledelse, som bogens forfattere har gennemført i samarbejde med konsulentfirmaet emagine Danmark (tidl. PEAK Consulting). Nedenfor giver vi et kort rids af de væsentligste pointer i bogen.
Processer i projektporteføljeledelse
Bogen gennemgår processerne i porteføljeledelse – dannelse og styring af projektporteføljen. Dannelse af porteføljen består i at forslag til nye projekter løbende tages op til evaluering i sammenhæng med den eksisterende portefølje. En porteføljekomite træffer i porteføljedannelsen beslutning om hvilke projekter, der skal indgå i porteføljen efter
- Vurdering af det enkelte projekt
- Prioritering af projekterne
- Overvejelse om porteføljen har den ønskede balance mellem fx høj- og lavrisikoprojekter
- Overordnet evaluering og eventuel justering af resultatet af 1-3.
Mellem porteføljedannelsesmøderne styres porteføljen af en projektporteføljeleder, som eventuelt er assisteret af et projektporteføljekontor. Styringsprocesserne indeholder blandt andet opfølgning på de enkelte projekter og på porteføljen, og processerne sikrer, at de nødvendige data om projekterne løbende indsamles og omdannes til relevante informationer.
Værdien af projektporteføljeledelse
Forskningen har vist, at projektporteføljeledelse fører til bedre forretningsmæssige resultater og til, at organisationen er bedre klædt på til fremtiden. Dette skyldes, at projektporteføljeledelse giver
- Højere gennemsnitlig projektsucces
- Bedre udnyttelse af synergi mellem projekter
- Bedre strategisk fit af projekterne
- Bedre balance mellem projekter med forskellige karakteristika, fx forskellig risikoprofil.
Er organisationen klar til porteføljeledelse?
For at projektporteføljeledelse skal give den bedste værdi, skal organisationen være klar til at indføre de nødvendige strukturer og processer, og den skal kunne beslutte, hvilke dele af organisationen eller hvilke typer af projekter, der skal være omfattet. Den skal også beslutte, ud fra hvilke kriterier, det skal bedømmes, om porteføljeledelsen er succesfuld, og endelig skal organisationen beslutte og indføre nye processer og organisatoriske enheder. At gennemføre disse ting kræver for det første, at ledelsen forstår og bakker op om implementeringen. For det andet skal organisationen have en klar strategi. Herudover skal den være projektmoden, og endelig skal der være en tydelig beslutningsstruktur. Bogen gennemgår baggrunden for disse forudsætninger for at indføre porteføljeledelse.
Ud fra en vurdering af tilstedeværelsen af disse forudsætninger, kan organisationen beslutte hvordan den vil arbejde henimod implementering af projektporteføljeledelse og forbedre forudsætningerne for at gøre det. En mulig beslutning kan være at indføre projektporteføljeledelse trinvist efterhånden som organisationen bliver mere klar til det.
Referencer
Jepsen, A.L. & Riis, E. (2023). Project Portfolio Management. København: Djøf Forlag.
Jepsen, A. L., Riis, E., Timm, H. & Balslev Sørensen, J. (2022). Undersøgelse: Projekt- og porteføljeledelse
København: Peak Consulting Group.
https://djoefforlag.dk/products/project-portfolio-management