DPL Community

Big Room Planning – Fælles retning, koordinering og commitment

“Skærpet orientering bliver et afgørende anliggende for et organisatorisk fællesskab, idet det giver folk mulighed for at udvise praktisk dømmekraft, når de engagerer sig i de daglige aktiviteter” Jacob Storch (2012, s.131.)

I mit seneste blogindlæg satte jeg fokus på, at medarbejdertilfredshed øges og strategieksekvering lykkes bedre, når vi ser ledelse og planlægning som noget, vi producerer sammen. I denne artikel vil jeg udfolde praktikken ”Big Room Planning” – en praktik, der bidrager til at skabe fælles retning, koordinering og commitment og ikke mindst giver mennesker lyst og motivation til at arbejde sammen om større initiativer. Hvis du er i en SAFe (Scaled Agile Framework) inspireret organisation, vil du kende praktikken under navnet PI Planning. Det er særligt i denne type organisationer jeg har gjort mig mine erfaringer – og for at sige det som det er: Jeg er ret begejstret.

Det nye skabes ikke med gamle mødeformer

I en Big Room Planning udfordrer vi tre grundlæggende spørgsmål, ikke kun for et lille team med begrænset rækkevidde, men for store tværgående, langtrækkende og strategiske udviklingsopgaver, der kan involvere hundredvis af interessenter. Vi ønsker at afdække:

  • Hvordan sikrer vi fælles retning?
  • Hvordan koordinerer vi de mange perspektiver?
  • Hvordan skaber vi fortsat opbakning til indsatsen fra alle relevante interessenter?

Til Big Room Planning mødes medarbejdere og ledere ansigt-til-ansigt; på tværs af funktioner, områder og geografiske placeringer. Big Room Planning er et event, som foregår på niveauet mellem strategi og daglig eksekvering. Her produceres ledelse og planer, der typisk rækker 8-12 uger frem.

Overordnede visioner og strategier er nødvendige input til eventen for at skabe fælles billede på retningen. Detailplanlægning er nødvendig efterfølgende, typisk organiseret i et scrum setup, hvor der evalueres og detailplanlægges hver 14. dag.

I et dynamisk planlægnings- og ledelsesmiljø er Big Room Planning en gentaget aktivitet, der samler forretningsledelsen, alle teams og alle andre relevante interessenter i to dage med det formål at samskabe en fælles, koordineret og accepteret plan for de næste 8-12 uger. En plan, der samler alle teams og deres risici og udfordringer omkring produktion af konkrete løsninger, der kan afprøves og tages i brug af kunder og brugere. Dermed skabes ny viden om muligheder og udfordringer, som kan inddrages i den næste planlægningssession.

Det er naturligvis ikke ukompliceret at planlægge og gennemføre en sådan fælles ”selvorganiserende” aktivitet. Der kan være stor skepsis til effektiviteten i at samle 100 eller 200 mennesker, måske fra mange lokationer og lande, til en så ”løs” dagsorden. Men udbyttet er ofte overraskende højt. Den umiddelbare reaktion fra både forretningsledelse og teams er overraskelsen over den erkendelse, at den fælles viden, der skabes, er uvurderlig og ikke mulig at skabe på nogen anden måde. Vi får ganske enkelt

  • Bedre planer, der skaber synlighed omkring eksekveringen af vores strategiske intentioner og visioner
  • Bedre resultater, der giver større kundetilfredshed
  • Større trivsel, der gør det mere meningsfuldt at gå på arbejde

I de to dage en Big Room Planning event varer, ser en typisk agenda sådan ud:

Vi underkender konsekvent kommunikationsopgaven

Hvor jeg i mit tidligere blogindlæg “Ledelse er noget vi producerer sammen” (Se her: https://danskprojektledelse.dk/community/ledelse-er-noget-vi-producerer-sammen/) refererede til Rane Willerslevs bog ”Tænkt vildt”, så vil jeg her pege på en anden bog, som jeg har fundet inspiration til min praksis i. Bogen hedder ”En systemisk organisation” (fra 2012) og er skrevet af Jacob Storch. I bogen fortæller han:

”Det er en central ledelsesopgave at tilvejebringe de omstændigheder og lejligheder, hvor folk kan engagere sig på måder, der bringer det bedste af deres potentialer frem, når de sammen med andre forsøger at finde ud af, hvad der er de bedste responser på udfordringer, organisationen står overfor.” Jacob Storch (2012)

Ledelse af større udviklingsopgaver er til stadighed en udfordring for langt de fleste organisationer. Vi underkender konsekvent den kommunikations- og ledelsesopgave, der ligger i at koordinere mange menneskers og mange rollers forståelse af formål, mål, retning, udfordringer og muligheder. Særligt underkender vi tit udfordringerne med at kommunikere på tværs af funktionsområder eller igennem ledelsesniveauer.

Udfordringen synes at ligge i en grundfæstet og svært foranderlig opfattelse af, at vi effektivt kan overføre viden og erkendelser mellem mennesker gennem ”hand-over” processer. I praksis er det ikke svært at finde eksempler på, at informationstabet i denne måde at lede og kommunikere på er enormt. Hvis du genkender dette fra din hverdag, så skulle du tage og lade dig inspirere af Big Room Planning – du bliver begejstret: for det virker!

Billedet illustrerer konceptet “Fist of five”. Til big room planning gennemføres ofte en tillidsafstemning ved brug af teknikken “fist of five”, hvor alle med antal fingre (0-5) viser deres tillid til planen.

Pia Petersen

Pia Petersen er partner og seniorkonsulent i Agil Procesforbedring. Hun har mange års erfaring med udvikling af agile kulturer i forskellige typer af organisationer og arbejder både med team-, proces-, ledelse- og kompetenceudvikling. Hendes særlige fokus er værdiskabelsen af agile transformationer og fair processer, når kultur og mindset i organisationer er under forandring. Pia er certificeret SAFe® Agilist og er optaget af at ruste organisationer til hurtigt at kunne tilpasse sig den konstant foranderlige omverden. Hendes motto er: ”People-first”. Læs mere om Pia på: https://agil-procesforbedring.dk/index-filer/om_os.htm


Styrk dit netværk

Bliv en del af et stærkt netværk, der tør videndele og udveksle erfaringer for at løfte projektarbejdet.

Bliv medlem af DPL

Join the discussion 2 Comments

  • Jacob Pedersen siger:

    Måske er jeg lidt gammeldags og ikke helt taget den agile form til mig i mit store leveranceprojekt – selvom der er mange ubekendte elementer og ændringer i de langsigtede planer. Den traditionelle form bliver udfordret. Måske jeg har noget at lære..

    Jeg bliver meget inspireret af ideen om Big Room Planning. At bringe alle og flere niveauer sammen. Energiskabende mødeform, som fremme et bedre koordineret billede af vores projektaktiviteter og udfordring. Få taget beslutningerne her og nu. Den form frister!

    Dog er min umiddelbare fordom; at det bliver svært at samle flokken hver 8.-12. uge til 2 dage. Derfor kunne det være dejligt med indspark til variationer.

  • Pia Petersen siger:

    Dejligt at det er inspirerende, Jacob. Vi har alle vores fordomme, som jo er til for at blive udfordret, ikke 😉

    Du har en pointe i, at det kan være svært at få etableret muligheden i organisationen for at samle hele flokken – hvis vi bevarer tingenes tilstand som de er. Ofte med kalendere som er overbookede, back to back. Førend det kan lade sig gøre i fuld skala, så kræver det et ledelses- commitment, som giver big-room-planningen høj prioritet og sætter een på opgaven med at lave de kalenderinvitationer og lokalebookninger, der skal til. I god tid. Den logistiske opgave skal man ikke undervurdere.

    Derudover er det også min erfaring, at nogle ledere har svært ved at skulle investere i en samling på 2 dage – fordi det pludselig bliver synligt, hvad det koster når mennesker skal tale sammen og koordinere på tværs. Jeg ville virkelig gerne se regnestykket for, hvor meget det koster, når vi skal have samtalerne og koordineringen til at lykkes uden big-room-planning. Når jeg tænker tilbage på min egen hverdag før i tiden – eller når jeg er i organisationer, der ikke arbejder på denne måde – så siger mine egne tal mig at udgiften til koordinering er MEGET større – og med dårligere kvalitet i produkterne til følge. Her får vi en transperans, som jeg er stor fan af.

    En variant kan være, at man starter med 1 dag – det har min partner Henrik Sternberg prøvet i en anden organisation. Det kunne lade sig gøre at få de fleste interessenter med og det var så stor en succes, at det meget hurtigt blev besluttet at udvide til 2 dage og få alle med til den event næste 10 uger efter.

    Vil glæde mig til at høre hvilken variation, du finder på, som kan bruges, der hvor du udøver ledelse.

leave a reply