Projectplace – en anmeldelse af et projektstyringsværktøj

Jeg har tidligere lavet to små artikler her på Dansk Projektledelses hjemmeside omkring hvad man skal overveje når man tænker på at investere i et. Eller måske rettere et collaboration tool, da de fleste moderne værktøjer har bevæget sig fra kun at omhandle planlægning og styring til også at omhandle al kommunikation i et projekt. Du kan læse artiklerne her:

·       Projektstyringsværktøjer: Den vigtige forberedelse – del 1

·       Projektstyringsværktøjer: Den vigtige forberedelse – del 2

Da jeg fik ideen om en anmeldelse tænkte jeg, at jeg lige så godt kunne bygge den op over skabelonen i ovenstående artikler. Så anmeldelsen er bygget op over de 20 punkter og gennem dette kommer man ret godt rundt omkring Projectplace.

Min tanke er, at denne anmeldelse kan hjælpe til med om det giver værdi at investere i et projektstyringsværktøj, om det skal være Projectplace eller et andet er ikke så vigtigt for mig. Der findes masser af gode værktøjer ”derude”, og måske der er andre som kan give en anmeldelse af disse. Jeg synes anmeldelser om værktøjer der kan bruges på det danske marked er svære at finde, men nu har jeg givet mit bidrag.

Jeg har 4 års erfaring med Projectplace, og har været med hele vejen fra test af systemet til implementering og den daglige governance. Jeg er administrator (eller som det så smukt hedder ”kontoejer”) på systemet og har bl.a. stået for opbygning af koncept, skabeloner, undervisning, vejledninger mv. Så jeg kender både fordelene og ulemperne ved systemet. Og ja, der er ulemper ved systemet som ved alle andre systemer.

Hvad er Projectplace?

Projectplace er en del af Planview som har forskellige produkter i deres portefølje:

• Planview Enterprise One
• Planview PPM Pro
• Planview Projectplace
•  Planview LeanKit
• Planview Spigit

Topmodellen er Planview Enterprise One som nærmest kan svejse under vand, men kræver et stort setup og mange ressourcer af både administratorerne, projektlederne og projektdeltagerne. Projectplace er ”lightudgaven”, men alt rigeligt til os da den indeholder stort set alle de værktøjer vi har brug for:

• Dashboard med oversigt over projekter, opgaver mm.
• Dashboard med projektoversigt for det enkelte projekt
• Teams
• Plan (Gant Chart)
• Kanban tavler
• Dokumentbibliotek
• Konversationer
• Tidsrapportering
• Belægning
• Portefølje
• Mødeindkaldelse, Online møder…

Planview er i øvrigt et svensk firma (nu måske med amerikanske ejere – hjemmesiden siger det er baseret i Austin Texas), og dette skal man tage med i sine overvejelser. Det kan nogle gange være lidt mere udfordrende for en offentlig virksomhed at få det passet ind til dansk kontekst.

1.   Skal virksomheden have et nyt værktøj?

Tjah, dette punkt havde jeg egentlig tænkt mig at springe over da vi jo allerede har valgt et værktøj og har haft det i over 3 år. Men konklusionen er, at vi skal have et stærkt projektstyringsværktøj. Lige nu har vi Projectplace og overordnet er der stor tilfredshed med produktet.

2.   Tidsregistrering

Projectplace kan bruges til tidsregistrering selvom vi ikke bruger det i udbredt grad. Det skyldes dog mere vores arbejdsform end produktets mulighed for at registrere og følge op på tidsregistreringen. Det kan til tider virke lidt kringlet da man kan estimere og styre tiden på flere måder. En måde er at ALLE registrerer tiden på deres opgaver og der virker det rigtig godt. En anden måde er at projektlederen kan estimere og registrere den anvendte tid på aktiviteterne i Gant Chart. Dette kan f.eks. gøres én gang om ugen.

Selve rapporterings delen virker, men er i mine øjne kringlet og man skal holde tungen lige i munde for at få det fulde udbytte. Så svaret er: ja man kan tidsrapportere, men det kræver en indsats for at få logikken på plads! Selve rapporteringsdelen burde kunne laves så det var nemmere at gå til.

3. Support

Her er jeg ret begejstret. Der er fuld support og man kan enten ringe, chatte eller oprette en sag hos supporten og man får hurtigt hjælp. Jeg opretter ofte en sag hvis jeg skal beskrive et problem i detaljer og typisk har man svar i løbet af 10-15 min. hvilket jeg ikke altid er vant til!

Du kan oprette sager på dansk, og selvom det ofte sker at der svares på engelsk, er det ikke et issue for mig.

4. Dokumentation

Der findes masser af dokumentation, vejledning og videoer om de forskellige områder i Projectplace og det virker supergodt.

Selvom Projectplace er rimeligt intuitivt at gå til kan jeg godt lide at der er onsite undervisning i et så vigtigt værktøj som et projektstyringsværktøj. Dels skal der undervises i selve værktøjet, men også virksomhedens tilgang og strategi til de forskellige områder er vigtigt at få med.

5. Uddannelse/undervisning

Udover forskellige seminarer er Planview lidt svær at danse med. Der er ikke etableret undervisning i Danmark så det bliver lidt ufleksibelt (og dyrt) at skulle have hentet undervisere ind fra Sverige hver gang. Vi havde i starten nogle dage med en svensk underviser som var superdygtig, og det var en god start for at få sat tingene officielt i gang. Jeg ved vi er nogen der har efterspurgt om der ikke findes en dansk partner der underviser, men det er ikke rigtig kommet igennem.

Så skal man have nogle til at undervise i opstarten eller lidt løbende skal man have fat i en ”ven”. Jeg kan f.eks. undervise og der er sikkert flere i Danmark der har styr på dette. Men at der ikke findes et dansk undervisningstilbud, er lidt et minus. I Herning Kommune har vi allieret os med en superdygtig underviser som også er kendt her i Dansk Projektledelse!

Projectplace er et intuitivt værktøj, men for at få fuldt udbytte af det kræver det en indsats og der vil jeg anbefale en introduktion til systemet samt nogle ”opfølgningsheat”.

6. Gant Charts

Der er mulighed for at oprette Gant Charts med aktiviteter og milepæle. Der er samtidig mulighed for at lave simple afhængigheder mellem aktiviteter og farvelægge det som man har lyst! Vi arbejder med milepæle, leverancer og faseafslutninger og i Projectplace optik er det det samme. Det har vi løst med forskellige ikoner til de 3 ting, men helt optimalt er det ikke selvom det dog fungerer.

Det ekstra smarte ved Projectplace er at man kan koble aktiviteter og tavler/opgaver. Herefter kan man på planen se hvor mange opgaver der er knyttet til aktiviteten og derudover se hvor mange af disse der er afsluttet. Et super overblik på planen som netop skal bruges til at skabe overblik og melde ud i organisationen og ”opad” i systemet.

I øvrigt så er der også mulighed at arbejde med et Roadmap i stedet for et Gant Chart. Desværre så kan vi endnu ikke lave skabeloner til dette så det har vi sat i bero indtil videre. Med indtil videre over 300 ”projekter” bliver vi nødt til at have en eller anden form for standardisering så folk har de værktøjer til rådighed som de har behov for.

7. App

Der er en app til både ios og android og det fungerer glimrende. Så tjek ved dette!

8. Dokumenthåndtering

Der er fuld dokumenthåndtering i Projectplace med de ting man kan ønske sig: versionering, send til gennemgang, lås, rediger samt deling af dokumenter med interne og eksterne samarbejdspartnere. Der udvikles løbende og der er bl.a. “integration” til One-Drive samt mulighed for at man kan redigere dokumenter med Microsoft Office for Web (Office 365).

Endvidere kan man downloade alle dokumenter i en zipfil og så arbejde videre med det derfra hvis der f.eks. er nogle dokumenter i slutningen af projektet der skal journaliseres i et ESDH system eller lignende.

9. Kanban eller Scrum (opgavestyring)

Projectplace indeholder Kanban tavler som kan skræddersyes som det lystes. Derudover kan man som allerede nævnt under pkt. knytte det til aktiviteter og sortere på aktiviteter, labels, forfaldsdato og hvem opgaverne er tildelt. Endelig kan man selvfølgelig tilknytte dokumenter fra dokumentbiblioteket, beskrive opgave, tjeklister osv. Det fungerer rigtig godt.

Jeg har set eksempler på Kanban tavler som man IKKE kan lave i Projectplace, men jeg har faktisk ikke stødt på noget som ikke kan løses. MEN der er avancerede tavler som jeg godt kunne tænke mig at lave.

10. Rapporter

Rapporter er der i Projectplace, men der er fastlagt på forhånd og selvom du kan komme et stykke vej ved blot at lave en standardrapport som bl.a. trækker på milepælene, så mangler der skabeloner. Jeg savner en skræddersyet skabelon til OS hvor vi kan trække på alle data i projektet og sammenstykke en rapport som kan bruges til styregrupper og projektejere.

Selvom det ikke kan sidestilles med en rapport så er det essentielt at der er nogle gode styringsværktøjer. I Projectplace er det akkumuleret flow, cyklustid, burn up og burndown. Det kan enten laves på tavleniveau eller projektniveau.

I øvrigt så kan man give den fuld gas med Microsoft BI og det fungerer fortræffeligt! Dog er en af mine store anker at jeg ikke som hovedansvarlig kan gøre det for alle projekter. Det kunne ellers være tiltrængt da man så nemmere kunne få nøgletal ud og så målrette sin indsats. Og har man “musklerne” så kan man via projectplace API begynde at udvikle…

11. Sikkerhed

Der er mulighed for at lave SSO og tofaktorgodkendelse. Tofaktor kan enten sættes fra centralt hold eller den enkelte bruger kan slå det til hvis det ønskes.

Udover dette er der selvfølgelig andre faktorer der skal tages kigges på som ”Role-based access controls, 256-bit AES encryption of files, both in transit and at rest, ISO-27001 certified service with 99.9% service uptime”. Planview beskriver det selv som ”Military-grade security”. Så tænker man at man er i gode hænder

12. Porteføljestyring

Der er mulighed for at lave porteføljestyring i Projectplace. Det er ikke den mest avancerede udgave hvor du kan lave forudsigelser for hvad der sker hvis du f.eks. ændrer på forskellige parametre (hvad sker der hvis Per og Hans flyttes til projekt X). Men til de flestes brug kan man komme ret langt med projekter, prioritering, kpi, opfølgning på milepæle, rapporter og reminder til projektlederen om en projektopdatering.

13. Projektmodel

Projektmodellen har vi sørget for at lægge ind i de skabeloner vi bruger og indeholder bl.a. planen og vores projektdokumenter som er indeholdt i vores projektmodel. Jeg ved andre systemer gør det på en anden måde hvor man f.eks. kan se de forskellige gates hvor der skal ”ske et eller andet”. Så det virker for os, men der er helt sikkert andre systemer som er noget mere avancerede end Projectplace.

14. Integrationer

Der er integrationer til en masse ting om end man typisk skal gøre det gennem Zapier. Det har både fordele og ulemper som jeg ikke vil komme så meget ind på her. Dog er ulempen at man skal begive sig over i Zapier og have et abonnement der og fordelen er at Projectplace ikke skal bruge tid og ressourcer på integrationer som andre allerede har lavet. Take your pick… Projectplace nævner selv: Jira, Trello, Gmail, Office 365, Slack, Hipchat, Google docs, Dropbox, Google calendar. Jeg har testet det, men bruger det ikke selv.

Dokumentbiblioteket har integration til Google Drive, Dropbox, Box (!?) og OneDrive.

Der er integration til Microsoft Teams og det er planlagt at der i Q4 2019 bliver mulighed for at hoppe direkte fra Microsoft Teams til Projectplace.

15. Kommunikation

Der kan kommunikeres på alle niveauer: Projektniveau, aktiviteter, dokumenter og opgaver. Som alle moderne platforme kan man desuden anvende tags plus sende notifikation til udvalgte medlemmer eller grupper. Så det er som det skal være.

16. Lækkerhedsfaktor

Jeg synes selv at Projectplace er lækkert at arbejde i, men det er en helt subjektiv vurdering. Det er overskueligt og man ved hele tiden hvad man har gang i. Så for mig fungerer det.

17. Exit plan

DOHHH… en svær en. Vi har en Exit plan, men uanset værktøj så vil det være op ad bakke at skifte system. Det vil helt sikkert ikke være muligt at lave en 1-1 konvertering, men vi kan få alt ”ud”. Min plan vil være at beholde et par licenser i et år og så sætte mig på som ansvarlig så vi KAN få tingene ud hvis der er noget der er gået galt.

Men enkelt bliver det aldrig!

18. Test

Igen havde jeg lyst til at springe denne over. Men jeg kan fortælle at vi testede på tværs af afdelinger i 7 måneder før vi lavede en indstilling. Til mindre setup ville jeg nok nøjes med 1-2 måneder før beslutningen træffes eller endnu kortere hvis det var en meget lille virksomhed eller projektafdeling.

19. Økonomi

Gennem det jeg har kunnet læse mig frem til på de forskellige systemers hjemmesider, så koster Projectplace stort set det samme som alle andre systemer. Så der er åbenbart fundet et niveau for hvad sådan noget skal koste! Der kan sikkert forhandles lidt om priserne, men niveauet er nogenlunde ens. Så vidt jeg husker ligger de fleste på ca. 100 kr./licens pr. måned.

Licensstrukturen fungerer på den måde, at er man med i et projekt så tæller det en licens. Stopper projektet og man ikke er med i nogle projekter så frigøres licensen… smukt! Knap så smukt er det at man skal forudsige antallet af licenser forud da man ikke kan faktureres på månedsbasis eller kvartalsbasis. Bevares, man kan altid købe licenser til, men svinger dette op og ned så kan man få nok at gøre.

20. Eksterne brugere

Eksterne brugere kan kobles til projekterne på lige for med interne brugere. Man kan dog heldigvis differentiere på forskellige niveauer da disse brugere stemples som ”eksterne brugere”.

En form for konklusion

Kan jeg så anbefale Projectplace? Ja, jeg er rigtig glad for systemet og udover at det kan rigtig meget er det stadig rimeligt enkelt at bruge. Der udvikles løbende på systemet og det er gennem Projectplace mulighed for at komme med forslag til nye funktionaliteter og disse kan man så stemme om.

Og faktisk så gennemføres mange af forslagene. Samtidig så er der et Inner Circle forum hvor der er interessenter som er med til at pege udviklingen i den rigtige retning. Dog skal det siges, at jeg har nogle forslag som det endnu ikke er lykkedes mig at komme igennem med. Så træerne vokser ikke ind i himlen, heller ikke her!

Er Projectplace så det rigtige for din virksomhed? Ja, måske eller…. jeg ved det ikke

Er Projectplace så det rigtige for din virksomhed? Ja, måske eller…. jeg ved det ikke Det kommer helt an på hvad det skal kunne og hvordan man arbejder. Arbejder man med begreber som en overordnet plan, milepæle og opgavestyring så kunne det være en mulighed der kunne kigges på. Har man begivet sig over og snakke om super agile værktøjer som f.eks. SAFe så findes der værktøjer som er skræddersyet til dette.

Happy Projecting

Søren Søgaard