DPL Community

Skal jeg virkelig facetime?

Gør afstandene kortere i virtuelle projekter
I stigende omfang er det et vilkår, at projekter har en hybrid organisering: Nogle deltagere er samplacerede og andre er på distancen – distribuerede. Dette stiller store krav til vores evner til at kommunikere, da mange face-2-face møder erstattes med virtuel kommunikation, hvilket gør den psykologiske båndbredde mellem projektets medlemmer smallere. Selvom du måske tænker at video og facetime er forbeholdt samtaler med familiens yngste eller fjollede ting på sociale medier, så kan den i høj grad skabe større båndbredde og styrke projektets sammenhængskraft. Få inspiration til hvorfor og hvordan video må være en del af fremtidens toolbox.

Kender du dette scenarie:
Du sad omhyggeligt og udarbejdede en detaljeret og præcis statusrapport til projektgruppen. Sammen med dit udkast til risikoanalyse for den kommende periode og budgetstatus mailede du filerne til alle ni projektdeltagerne. Du skrev en kort læsevejledning og noterede også i mailen de punkter, som hver enkelt skulle forholde sig til. Som aftalt landede materialerne i indbakkerne på ugedagen inden jeres møde på Skype. På jeres 1,5 time var det vigtigt at du fik alle ombord i et aktivt og engagerende møde. Du havde som leder brug for at opleve projektgruppen som et stærkt fællesskab inden dit møde med styregruppen.

Stor blev din frustration over at opleve, at dét den ene havde set og læst, det havde den næste ikke set og fået med. Mildest talt blev åbningen på mødet lidt kaotisk, da kun fem havde læst og forstået din mail og taget action på dine spørgsmål i de vedhæftede filer. Du måtte bruge mødet på at gå materialet igennem. Det blev til alt for meget gennemgang og enetale fra din side. Samtidig blev der for lidt involvering og interaktion og for meget ’muting’ fra deltagernes side.

Gør båndbredden større
For at imødegå eller ændre sådanne scenarier må du sammensætte et medie-mix i din kommunikationsplan. Et re-design kan styrke dig i at nå ud til hver enkelt deltager, og du kan med en levende og personlig kommunikation opnå, at ramme flere og opnå mere.

I projektgrupper, der er helt eller delvis samarbejder virtuelt, udfordres gruppens relationer og tillid – sammenhængskraften bliver mere skrøbelig. I et fysisk arbejdsmiljø sker der løbende en masse uformelle og ofte ubevidste interaktioner, der styrker menneskers fortolkning og forståelse af hinanden. Så snart der er fysiske afstande imellem os rammes vi af ’ude af øje – ud af sind’. Derfor kan man med fordel tænke i, at benytte medier der giver god båndbredde. Jo flere sanser der er i spil i mediet, jo bredere er båndbredden. Når du anvender mails arbejder du med den mindste mentale båndbredde, og risikoen for ikke at opnå hvad du ønsker, øges markant.

Når båndbredden er smal er rummet for fortolkning stort. Du kan derfor øge båndbredden ved at aktivere modtagernes sanser. Når du skriver til dine virtuelle projektdeltagere, så mister I

  • Øjenkontakt
  • Gestik
  • Ansigtsudtryk og -kulør
  • Berøring
  • Talevolumen og -hastighed
  • Vejrtrækning
  • Andre signaler der udtrykker følelser og tilstande

Vi må i videst mulige omfang kompensere for det vi mister. Og derfor er video kommunikation godt, da du får langt flere sanser og visuelle signaler i spil.

Projektlederens toolbox – nu med video
Video giver dig mulighed for at vise hvem du er, og hvad du står for. Du kan være personlig og formel/uformel i netop den balance, som du føler dig hjemme ved. Det vil styrke din troværdighed – og det kan styrke, tillid og følgeskab fra projektets interessenter.

Fire typer video kan være i spil:

  1.  explainer: Du gennemgår en proces eller forklare en model, fx hvordan jeres projektværktøjer anvendes, hvorfor korrekt brug er nødvendigt…
  2. personalisation: Du kommenterer projektets status, giver det din personlige vurdering, tilfører energi, arbejdsglæde og fokus. Det kan også være oplæg til et forestående eller afholdt projektmøde etc.
  3. story telling: Du laver en fortælling om projektets baggrund, vision og mission; du interviewer projektejer eller projektets interessenter, kunder etc.
  4. live video: Du streamer et møde/event: du lader deltagere på distancen følg mødet live og gemmer videoen i jeres projektrum, så det er tilgængeligt over tid.

Brug af video i kommunikation

  • Facebook påpeger, at et foto i et upload øger aktiviteten med 650% i forhold til rene tekstbeskeder (Adope.com)
  • 84% of al marketing kommunikation forventes at være visuel i 2018. (Adweek.com)
  • Når du læser en tekst, så husker du 10% tre dage efter. Hvis du indsætter et foto stiger dette til 65% (Brainrules.net)
  • Det er estimeret at der hvert minut uploades 400 timers Youtube videoer. (www.netkablet.dk)
  • Hver eneste dag bliver der set en milliard timer Youtube. (www.netkablet.dk)

Design af virtuelle projektmøder
Projektmødet er et helt afgørende omdrejningspunkt for sikre sammenhæng og fremdrift i det virtuelle samarbejde. Derfor er det også relevant at lægge meget tid ind i forberedelse, gennemførelse og opfølgning. Dette gælder for så vidt for alle møder, men det virtuelle møde kræver netop i mediemix’et et nøje udført design. I de tre traditionelle faser følger her en guideline, som du kan lade dig inspirere af og anvende.

I før-fasen er nøgleordet at ledelse/leadership. Dels i betydningen at påvirke deltagernes tanker og følelser i en positiv og konstruktiv retning, dels for at afstemme forventninger og vise retning. For at udfordre og engagere hver mødedeltager kan du anvende distributionskanaler og kommunikationskanaler. Gennem førstnævnte udsender du information og sikrer at enhver har det samme grundlag for mødet og kan tilegne sig viden. Gennem næst nævnte har du dialoger og opbygger relationer og tillid.

Dit før-design kan se sådan ud:

  • Vælg et medie til den første teaser. Gør noget uventet, der skaber opmærksomhed og engagement – brug billeder, video eller lydfil.
  • Vælg distributionskanaler:
    • Mødebooking og dagsorden: Det sker i det system, I anvender til planlægning.
    • Materialer – kan ske gennem mails, sharepoint, fildeling i projektrummet: Baggrund – formål og mål – hvorfor holder du mødet? Hvad skal deltagere bidrage med og hvad kan de forvente at få ud af mødet?
    • Engagement og vigtighed: optag en kort video på 40-80 sekunder hvor du kommenterer på betydningen af forberedelse og vigtigheden af projektmødet. Brug blot din telefon til at optage, flot opsætning og filmning er ikke det vigtige her.
    • Skriv 2-3 specifikke spørgsmål til deltagerne, som de hver især skal melde svar/refleksioner på indenfor en deadline
  • Vælg kommunikationskanaler: Når alle har modtaget materialet, kan du kontakte den enkelte og få en dialog i gang. Du kan udfordre og involvere, så den enkelte kender sin rolle og kan bidrage aktivt.
    • Brug video-møde eller facetime til disse dialoger og hav fokus på tillid og relationer.

I under-fasen er nøgleordet involvering og som mødeleder må du facilitere. Ordet betyder “at gøre let”, og du må gennem din facilitering gøre det lettere for deltagerne at høre hinandens fortolkninger af mødets temaer. Samtidig må du gennem spørgsmål og inddragelse forbinde deltagerne, så der skabes flest mulige relationer mellem deltagere fra de forskellige lokationer. At være projektleder betyder ikke nødvendigvis, at du også er mødeleder. En rokering af rollen er en udviklingsmulighed for projektdeltagerne.

Dit under-design må bygges på disse nøgleord:

  • Tryghed: Start 5-7 minutter før formelt starttidspunkt. Tjek at lyd/billede fungerer, og varm op med smalltalk.
  • Demokrati: Hav som mål, at alle skal på banen og have nogenlunde lige meget taletid.
  • Aktivering: Brug poll-funktionen ved på forhånd at have definerer spørgsmål, som du ønsker respons på
  • Anerkendelse: Vis på enhver måde vigtigheden af, at der kommer bidrag fra alle, og at der skabes relationer mellem lokationerne.
  • Brobygning: Lav break-outs hvor 2-3 deltagere går i ét virtuelt rum 8-12 minutter.
  • [DM1] Forventning: Afslut 5-7 minutter før formel tid. Tid til smalltalk og hvad I forventer herfra og til næste møde
  • Visuelt: Video linjen må kører under hele mødet, så også den sociale opmærksomhed bliver visuel.

I efter-fasen er nøgleordet opfølgning/management. Du må utrætteligt følge op på og holde fast i jeres aftaler. Synliggør mødets udbytte for teamet og for den enkelte, og gør det gerne hurtigt og konsekvent.

Du kan bygge dit efter-design ud fra denne tjekliste:

  • Reagér: Brug igen din telefon til at optage en kort video, hvor du viser din begejstring og siger tak (hvis du er begejstret og har noget at sige tak for!).
  • Kvittér: Send en mail, sms eller foto til den enkelte, som du i før-fasen også havde direkte kontakt med.
  • Referat: Send referatet hurtigt. Bedst indenfor få timer efter mødet. Upload referatet i et åbent forum, og bed om at deltagerne i en tråd kommenterer og giver feed-back
  • Sharepoint: Skab en platform, hvor formel og uformel videndeling og relationsdannelse kan florere.
  • Dokumentér: Alle relevante indsatser og resultater må kommunikeres
  • Visuelt: Optag en kort opsamling og giv dine personlige kommentarer og perspektiver. Supplér løbende med video-interviews med deltagere, der fortæller om deres indsatser, fremdrift og resultater.

Investering: Mod!
Du behøver ikke at blive skræmt af om du nu skal bruge masser af tid og penge. Videoudstyr, crew m.m. Gå den simple vej. Køb et stativ til 3-400 kr. og brug smartphonens kamera. Det fungerer, og du vil snart opleve, at du gør afstandene kortere mellem dig og projektgruppen. Og husk: Et billede siger mere end 100 ord!

God fornøjelse.

Lars Pedersen

Lars Pedersen ejer og driver Pitstop Management. Han har gennem en årrække specialiseret sig i distanceledelse og virtuelt samarbejde, og tilbyder rådgivning, foredrag og uddannelse indenfor området. I 2017 udgav Lars bogen ”Er der en leder til stede?”. Lars er cand.phil fra KU og master i ledelses- og organisationsudvikling fra AU. Han har arbejdet som leder og konsulent i HR siden 1987.


Styrk dit netværk

Bliv en del af et stærkt netværk, der tør videndele og udveksle erfaringer for at løfte projektarbejdet.

Bliv medlem af DPL

Tilføj kommentar