Kan man forudsige projektets uforudsigelighed?

Trends & Ny viden/august 21, 2017/af Mogens Frank Mikkelsen

At forudsige uforudsigeligheden
Jeg har brugt meget tid på at komme til bunds i emnet projekt kompleksitet. Emnet har mange interessante udfordringer. En af de væsentlige aspekter ved komplekse projekter er deres høje grad af uforudsigelighed. Men hvordan forudsiger man uforudsigeligheden?

Cynefin Framework
Dave Snowden, som er professor i Cognitive Science, har lavet Cynefin Framework. Den handler egentlig om strategisk beslutningstagning, men modellen er også meget anvendelig til at opnå en dybere forståelse af projekt kompleksitet.

Du kan se en meget informationsmættet video af Dave Snowden her: https://www.youtube.com/watch?v=N7oz366X0-8

Alternativt kan du læse om modellen i denne prisvindende artikel fra Harvard Business Review her: http://aao.groupsite.com/uploads/files/x/000/042/699/HBR_A_Leaders_Framework_for_Decision_Making.pdf

En af modellens mange pointer er, at adskille orden fra ikke-orden, eller det komplicerede fra det komplekse. Det komplicerede er kendetegnet ved, at man kan analyse sammenhænge på forhånd, opstille en plan og regne med, at den passer nogenlunde. Det kan man ikke, når det er komplekst. Dette bliver jo helt afgørende når vi skal vælge et projektsetup.

Snowden gør meget ud af, at komplekse systemer er ”dispositioneret”, i modsætning til de komplicerede som er ”kausale”. Kausalt betyder i denne sammenhæng, at når vi gør noget på samme måde igen, så får vi samme resultat. Når det er disponeret, så er det tilfældigt om det samme sker igen. Men udviklingen er ikke fuldstændig tilfældig, for systemet er dispositioneret i en bestemt retning.

En europæisk fodbold er kausal, når den rammer jorden. Indfaldsvinkel er lig med udfaldsvinkel (korrigeret for eventuel skru). En amerikansk fodbold er disponeret, fordi dens opspring er svær at forudsige, men dog under stor indflydelse af indfaldsvinklen. Den er disponeret, d.v.s. har en højere sandsynlig for en bestemt retning – uden af være kausal, d.v.s forudsigelig. Komplekse projekter er som amerikanske fodbolde. Ofte opfører projekterne sig forudsigeligt, men nogen gang springer de i en helt uventet retning. Dét er da vist en glimrende metafor.

Det giver sig selv, at man bliver nødt til at tage højde for projektets uforudsigelighed under planlægning og projekt setup. Hvis det er en amerikansk fodbold bliver der nødt til at være mulighed for iterationer, som enten kan være i et agilt forløb eller en state/gate model, hvor hver gate er en ny start. Dette skriver jeg en helt del om i bogen https://www.saxo.com/dk/ledelse-af-komplekse-projekter_mogens-frank-mikkelsen_indbundet_9788799968206.

Sammenhæng til projektets proces
Men hvordan kan vi vide om det er nødvendigt at tage højde for uforudsigeligheden, eller om man kan nøjes med en klassisk vandfaldsmodel? Mange foretrækker den sidste, fordi man ved hvad man får, hvornår man får det, og der er mulighed for at lave klare specifikationer og skrive simple kontrakter.

Hvordan forudsiger man uforudsigelighed? Vel og mærke, hvis det ikke ”bare” skal være baseret på en personlig mavefornemmelse. Hvordan laver man en velbegrundet forudsigelse? Når det ER sket, så er der ofte mange, der er hurtigt til at sige ”det kunne man have sagt sig selv”. Ja, men hvordan gør man det på forhånd?

Her er tre bud. Det vil være meget interessant at høre om du allerede bruger nogle af disse – eller om du bruger nogle helt andre.

Opgørelse af projektets usikre forudsætninger, altså de antagelser, som vi faktisk ikke har nødvendig viden til at begrunde.
Sammenligning med andre tilsvarende projekter, der overraskede os, og derfor måske kørte i helt hegnet.
Omfattende risikoanalyse, med dokumentation for et stort antal sandsynlige og konsekventfyldte risici, som kan ramme projektet.

Glæder mig til at læse dine betragtninger og overvejelser om at forudsige uforudsigelighed. Det vil betyde meget, hvis vi sammen kan finde gode pålidelige metoder, der er overkommelige for en projektleder at bruge.