Let tilgængelig værktøjssamling til den travle projektleder

af Philip Sonne, Danmarks Nationalbank

Anmeldelse: “Projektlederens formelsamling – en arbejdsbog” af Bjarne Kousholt

(Anmeldt i tidsskriftet Projektledelse 2017-2)

Projektlederens formelsamling

Bjarne Kousholt (BK) er en produktiv forfatter, der de senere år har lagt navn til en række udgivelser om projektledelse. I “Projektlederens formelsamling” fortsætter BK striben af formidlingsorienterede udgivelser med stort fokus på praksis, heraf også undertitlen “en personlig arbejdsbog”. Allerede på omslaget giver BK udtryk for, at formelsamlingen ikke kan stå alene, men er et supplement til andre teoribøger, fx forfatterens egen “Projektledelse – teori og praksis”.

49 forskellige formler
“Projektlederens formelsamling” indeholder i alt 49 værktøjer, som behandles over 3 delområder: 1) Projektmodeller og faser; 2) Projektets processer; 3) Mennesker og ledelse. En opdeling der er beslægtet med den nye ICB4 fra IPMA, der dækker aspekterne People, Perspective og Practice.

Bjarne Kousholt gennemgår hver såkaldte “formel” ud fra en fast struktur: Først en kort teoretisk beskrivelse, dernæst en anvisning af, hvordan og hvornår værktøjet er relevant at benytte og så videre til reference til kildegrundlag, sammenhænge til internationale standarder og definitioner. Når netop værktøjerne er så forskellige, er det et plus, at forfatteren er transparent om deres ophav.

Et opslagsværk for praktikere
Vægten er som nævnt lagt på det praktiske, understøttende i dagligdagen, og af samme årsag er stilen kort og ind til benet. Det er i et klogt valg, fordi bogen er tænkt som opslagsværk til de projektledere, der skal have et hurtigt svar i en travl hverdag. Bogens berettigelse er at tilbyde en hurtig genopfriskning til dem, der mangler et værktøj eller en tjek-liste ved rede hånd. Derfor får man også gennem bogen adgang til alle værktøjerne på en hjemmeside. Læseren opfordres også til at “bygge videre” på formlerne (tjeklister mv.) med egne noter og erfaringer. Det med “arbejdsbog” skal tages meget bogstaveligt!

Værktøjer på tværs af skoler
Bogens nyhedsværdi ligger i den udogmatiske tilgang til “formler”, der indhentes på tværs af teoriretninger, uden skelen til om at teorierne repræsenterer forskellige skoler inden for projektledelse. Hvis man altså som projektleder har brug for teori til at hænge værktøjerne op på, skal man søge andetsteds. Hovedkriteriet er, at det kan fungere og skabe værdi i praksis – og man skal som læser ikke være fin på den mht. teoripræferencer. For her bliver alt kastet på bordet.

Agtværdige værktøjer som kommunikationsplan, risikoanalyse, RACI og Work Breakdown Structure der har haft sin gang i projektlederkredse i årevis, blandes med Bjarne Kousholts egne hjemmelavede, fx “Projektledelses rutediagrammer”, samt værktøjer fra såvel PMI, PRINCE2 og Dansk Projektledelses kompleksitetsskema. Og det hele uden skelen til teoriernes eventuelle indbyrdes modsætninger, fx SCRUMs tilgang til roller og ansvar ift. fx PRINCE2.

Understøttet mind-set fra IPMA
For projektorganisationer, der har en åben tilgang til værktøjsanvendelse, vil dette være en styrke, fordi der – helt i ånden fra IPMA – fokuseres på værdiskabelse med et pragmatisk udgangspunkt. For projektledere i organisationer, der har værktøjerne tilgængelige i et sammenhængende teoriunivers, vil det måske forekomme som én stor pose blandede bolcher med lovlig forskellig smag.

Men tilbage til fremstillingen. Bogen er bedst, når han dyrker nogle af de klassiske værktøjer, fx Business Case og Projektledelsesplanen. Her er der hands-on lister med relevante spørgsmål og enkle, procesorienterede anvisninger.

Formel eller teori?
Så i andre tilfælde giver den korte form bagslag. Fx præsenteres Bruce Tucmanns model til et “high-performing team” med fire linjer efterfulgt af ordene om, at det ved et “kickoff-møde giver god mening at gennemgå de fem faser i modellen”. Det er i mine øjne for tynd en ballast at gå med, hvis man vil italesætte et teams udvikling på fx et kickoff-møde. Både projektleder og –gruppe må forvente mere dybde – og eventuelt involvere en kyndig fra HR.

Det samme gør sig gældende, når der på to sider præsenteres hele fire projektledelsesmodeller med vidt forskelligt ophav. Her opleves det ikke som en “formel”, der kan arbejdes videre på – men blot som en påmindelse om forskellige typer modeller, men en alt for kortfattet forklarende tekst. Her kunne forfatteren med fordel have tilegnet et kapitel til hver model, hvis det skulle kunne fungere som arbejdsbog.

Den samme tilbøjelighed til at presse en “formel-vinkel” over alting gør sig også gældende for ADKAR og SCRUM, hvor gennemgangen snarere er en tæt komprimeret teoretisk genopfriskning, end en formel der er lige til at gå til.

Gode råd i øjenhøjde
Bogen egner sig godt til den travle projektleder, der lige skal have et “godt råd” eller et par genopfriskede stikord forud for en given indsats. Og særligt godt til den projektleder, der har det bedst med tjeklister og færdige skemaer ved hånden. Selv om formel-værdien sine steder kan diskuteres, kan bogen også være et nyttigt sted at gå hen, hvis man på kort tid skal læse op på et emne, man – tænk, skulle det ske – er fuldstændig blank på (“hvad var det lige, der blev sagt til det møde?”).

Mest af alt fortjener bogen ros for at trække teorier ned på jorden og forsøge at gøre dem anvendelige i praksis. I sidste ende er projektledelse i højere grad et fag, der udleves, end en teoretisk diskurs. Det har Bjarne Kousholt et stærkt blik for – og det er meget prisværdigt. Så gør det mindre, at fremstillingen til tider bliver lidt letbenet. I kampens hede handler det om at skabe effekt. Og der kan “Projektlederens formelsamling” være en nyttig hjælper at have ved hånden.