Projektstyringsværktøjer: Den vigtige forberedelse – del 1

Forberedelse til valg af projektstyringsværktøj
I denne serie vil jeg kigge på den forberedelse, som er en vigtig del når man skal vælge et projektstyringsværktøj. Leverandørerne, som kommer på banen når man skal til at vælge et værktøj vil selvfølgelig gerne hjælpe, men det er vigtigt at have gjort sig nogle tanker før man evt. beder om en demonstration og et tilbud.

Det er ikke sikkert, at man har tænkt på det hele, men det er altid en god ide at have taget den første afdækning af hvad man har brug for og så kan man altid lade sig inspirere efterfølgende.

Uanset projektmodel
Er man helt ny i gamet kan man dels læse denne serie igennem og dels prøve 1-2 gratis perioder hos udvalgte systemer for at se hvad det går ud på. Dog er det en god ide, at man har en eller anden form for indsigt i projektledelse og dette er uanset om man arbejder med vandfaldsmodel, agil, Kanban, Scrum, Prince2 osv. Eller en blanding af førnævnte. Har man allerede en projektmodel eller metodik som virksomheden arbejder ud fra så er man godt forberedt. Tag udgangspunkt i denne.

I dette og de efterfølgende blogindlæg vil jeg prøve, at kigge på de mest almindelige ting man skal tage stilling til i forbindelse med valg af fremtidigt projektstyringsværktøj. Der kan være flere faktorer som er vigtig for netop din virksomhed, men så er det bare at udvide matrixen med endnu en kolonne!

Hvad er et projektstyringsværktøj?
Lige en kort info om mit brug af ordet projektstyringsværktøjer. I dette og senere indlæg vil jeg bruge det om alle former for værktøjer, dvs. værktøjer som ”kan svejse under vand” til mere simple værktøjer som har fokus på en eller to funktioner.

Ordet simpel betyder i denne sammenhæng ikke at værktøjerne er dårlige, men mere at der f.eks. kun er fokuseret på specifikke ting som f.eks. Gant Charts, Scrum, Kanban eller opgavestyring. Indlægget har dog primært fokus på de systemer som kan det meste. I øvrigt så bruges ordet samarbejdsværktøjer (Collaborative Work Management systemer (CWM)) hyppigere og hyppigere, men jeg vil i dette indlæg holde mig til at kalde det projektstyringsværktøjer.

20 faktorer til valg af system
I denne serie vil jeg kigge på nedenstående 20 faktorer, som på en eller anden måde har indflydelse på valg af værktøj. Uanset om det er i lille eller stor skala. Jeg har overvejet at vægte dem efter hvor vigtige de er, men da alle virksomheder er forskellige og vægter forskelligt så har jeg undladt dette. Skal man til at vælge så tag de 20 faktorer og vægt dem ud fra din virksomheds behov – giv så værktøjerne karakter og man har et første sammenligningsgrundlag. Er der nogle faktorer der er vigtige ud over nedenstående så smid dem ind i din egen matrix.

Er der noget der mangler eller er der ting der skal uddybes så kommenter gerne så retter jeg til.

Del 1

1. Skal virksomheden have et nyt værktøj?
2. Tidsregistrering
3. Support
4. Dokumentation
5. Uddannelse/undervisning
6. Gantt Charts
7. Kanban eller Scrum (opgavestyring)
8. App
9. Dokumenthåndtering
10. Rapporter

Del 2:

11. Sikkerhed
12. Porteføljestyring
13. Projektmodel
14. Integrationer
15. Kommunikation
16. Lækkerhedsfaktor
17. Exit plan
18. Test
19. Økonomi
20. Eksterne brugere

1. Skal virksomheden have et nyt værktøj?
Det er ikke lige meget om man er en mindre virksomhed på 5-20 ansatte eller en stor virksomhed på f.eks. 10.000 ansatte. Eller naturligvis alt ind imellem. Faktisk er det første spørgsmål man skal stille sig om man overhovedet skal have et projektstyringsværktøj. Er man f.eks. en lille sammentømret enhed som har et ”kommandocenter” hvor der er plads til et Kanban board og andre ”analoge” styringsværktøjer ja så er det faktisk ikke sikkert at man skal have det store digitale projektstyringsværktøj. At det så giver andre fordele at digitalisere processerne og opgaverne er en anden sag.

Det kunne være at løsningen var at man lavede det forkromede overblik i et system hvor der hver 2-4 uge meldes ind hvordan det går med de forskellige projekter. Ud fra dette kan man så få et overblik og samtidig styre hvilke projekter der skal igangsættes, hvilke der skal stoppes osv. Arbejder man med den ”store pakke” hvor man gerne vil have plan, dokumentstyring, opgavestyring osv. ja så er det nødvendigt med et nyt værktøj og man kan roligt læse videre.

2. Tidsregistrering
Er der stor fokus på, at man skal kunne se hvor lang tid hver enkel opgave og projekt tager og hvor lang tid den enkelte medarbejder bruger på en opgave ja så er tidsregistrering et must! Er der oprettet ressourcepuljer som projektlederen kan benytte sig af, er det et must med et værktøj der tager højde for netop dette. Hurtig og nem tidsregistrering og efterfølgende udtræk af bl.a. tidsrapporter er nødvendigt sammen med en hurtig og nem administration af medarbejderne så man kan få de rigtige ressourcer på det rigtige tidspunkt.

Der findes værktøjer som kan alt ovenstående og samtidig lave simulering af hvad der sker på et givent tidspunkt hvis man flytter rundt på ressourcerne. Et sådant værktøj er super lækkert, men man er så også i den tunge ende både pris- og administrationsmæssigt.

Man skal være opmærksom på, at hvis man vil tidsregistrere så er det hele virksomheden, afdelingen eller teamet som skal i gang. Er man en virksomhed der arbejder med fakturering ja så er dette jo et must da man efterfølgende kan sende regninger ud til kunden ud fra de fakturerede timer.

3. Support
En ting som er utrolig vigtig og som mange glemmer er den support som man skal bruge når først værktøjet er valgt og implementeret. Når man ikke lige kan finde ud af hvordan man opretter xx eller hvor knappen til yy er så skal det være muligt at få hjælp fra en supportfunktion. Der er det vigtigt at afklare om man selv internt har ressourcer der kan tage sig af den del eller det skal være en del af licensen. Selv vil jeg påstå, at dette er et af de vigtigste områder at få afklaret så man ikke blot har en succesfuld implementering, men også en succesfuld brug af værktøjet når først det er fået i drift.

Min erfaring er, at det er en god ide at have placeret ansvaret for den daglige support hos leverandøren, og ansvaret for den interne projektudvikling og uddannelse ligger i PMO eller hos en anden afdeling med ansvaret for af projektledelse i virksomheden.

Vær opmærksom på, at der i mange Open Source værktøjer af naturlige årsager ikke er den store support. Så har man brug for dette så vægter dette højt i forhold til at vælge et værktøj hvor man betaler sig fra bl.a. supporten.

4. Dokumentation
Som bruger af mange forskellige værktøjer er jeg vant til selv at sætte mig ind i disse og finde frem til værktøjets dna. Til dette formål bruger jeg den dokumentation og de videoer der er lavet. Om dokumentationen er på dansk eller engelsk er ikke så vigtigt, men det er vigtigt at man hurtigt kan få et overblik over de forskellige funktioner når man har tid til det. Er der samtidig webinars som man kan deltage og se senere er det et ekstra plus.

5. Uddannelse/undervisning
Har man brug for at komme i gang med et projektstyring værktøj, og ikke lige har medarbejderen der har tiden eller evnerne til at undervise ja så er det vigtigt at få uddannelse med i købet. I dette afsnit taler jeg om de ”store” værktøjer hvor hele virksomheden skal til at benytte produktet. Der er det vigtigt at alle får en god introduktion da man ellers kun får en minimalt ud af værktøjet. Det nytter ikke noget hvis f.eks. projektlederen er 100 meter mester i værktøjet mens alle projektdeltagere knap kan logge ind i systemet!

Mange tilbyder remote undervisning og uddannelse og det kan i nogle tilfælde også være en god ide. Dog er jeg tilhænger af at underviseren er onsite og at man får den vigtige dialog som der skal være plads til i starten. Selv mener jeg ikke at man kan nøjes med undervisning én gang, der skal være en generel undervisning og så skal der være mulighed for et opfølgningskursus eller spørgetime. I øvrigt skal undervisningen være handson. Der skal være introduktion i værktøjet, men den eneste måde at lære det på er ved at arbejde med værktøjet. Ved nogle systemer er den første del med i prisen så man får en god implementering af værktøjet.

6. Gantt Charts
Stort set alle værktøjer har Gantt Charts indbygget. Undtaget er naturligvis systemer som udelukkende går på selve opgavestyringen og bruger Scrum og Kanban og ikke på samme måde har en overordnet projektplan med aktiviteter, milepæle og faser. Der er naturligvis forskel på de forskellige systemer og har man f.eks. brug for den kritiske vej og avancerede afhængigheder udover stop-start så skal man naturligvis kigge på dette.

Samtidig skal man overveje om det er muligt at lave en hurtig udskrift af projektets Gantt Chart. Nogle gange er det nødvendigt, at man udskriver en overskuelig og informativ plan. Har man brug for dette så kan man tage det med i overvejelserne. Jeg har set mange projektledere som sidder og laver en ”skyggeplan” i Excel ved siden af projektstyringsværktøjet da det er det mest overskuelige når de skal præsentere det for en styregruppe. Det giver i min optik ingen mening, men er værktøjet ikke stærk nok til denne del og der står en styregruppe som vil have det på en bestemt måde ja så…

7. Kanban eller Scrum (opgavestyring)
Har man projekter som knytter sig tæt op af f.eks. Scrum skal det enten være med i værktøjet eller også skal man gå efter et system som er skræddersyet til dette. Scrum har en gennemarbejdet metodik med fastlagte roller og der skal man finde et værktøj som har fuld fokus på den del.

Med hensyn til Kanban kan man enten få værktøjer som udelukkende baserer sig på Kanban og opgavestyring. Er det det man har brug for sammen med dokumenthåndtering så kan det være et godt valg. Ellers er det næsten en de facto standard at alle bruger en eller anden form for Kanban tavler til at styre opgaver.

8. App
App bør være en naturlig del af et projektstyringsværktøj så man har et overblik over opgaverne. Selv bruger jeg kun Smartphone appen sporadisk, men den der er til Ipad bruger jeg ofte da der i den version er en fin og overskuelig Kanban tavle hvor jeg har et godt overblik over opgaverne.

Husk at teste appen både på smartphone og tablet og hold det op mod den måde virksomheden arbejder på. Er det høj prioritet at appen er funktionel så husk at få det med i overvejelserne.

9. Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering er et must for et hvert projektstyringsværktøj. Der skal være version styring og det skal kunne være muligt at rulle tilbage til tidligere versioner. Endelig skal det naturligvis være muligt at knytte dokumenterne direkte til opgaverne. Det er standard i de fleste systemer.

Er der nuværende skabeloner som virksomheden bruger skal det afklares hvorledes der er ”integration” til disse via værktøjet. Ligeledes skal det afklares om der er integration til f.eks. mail, er det ønskværdigt og muligt at kunne importere en mail ind i dokumentbiblioteket.

10. Rapporter
Rapporter er i min optik en undervurderet funktion som man ikke helt er opmærksom på når man går i gang med et projektstyringsværktøj. Ofte kan man få nogle standard rapporter som man kan være heldig med lige netop passer til virksomhedens arbejdsgang. Ofte er dette dog ikke tilfældet og for meget af projektlederens arbejde går f.eks. med at sammenstykke ting til en afrapportering til en styregruppe. Data som allerede er i systemet, men som man ikke kan sammenstykke til den måde man arbejder på.

Har man brug for dette og kan man ikke nøjes med de standardrapporter der er i systemet skal man undersøge hvorledes dette kan laves. Man skal i det mindste undersøge om de rapporter der er i systemet kan bruges og hvis ikke hvordan laver man det så fremadrettet? Gør man det på den nuværende måde eller skal man ændre i setuppet?