Big Room Planning – Fælles retning, koordinering og commitment
“Skærpet orientering bliver et afgørende anliggende for et organisatorisk fællesskab, idet det giver folk mulighed for at udvise praktisk dømmekraft, når de engagerer sig i de daglige aktiviteter” Jacob Storch (2012, s.131.)
I mit seneste blogindlæg satte jeg fokus på, at medarbejdertilfredshed øges og strategieksekvering lykkes bedre, når vi ser ledelse og planlægning som noget, vi producerer sammen. I denne artikel vil jeg udfolde praktikken ”Big Room Planning” – en praktik, der bidrager til at skabe fælles retning, koordinering og commitment og ikke mindst giver mennesker lyst og motivation til at arbejde sammen om større initiativer. Hvis du er i en SAFe (Scaled Agile Framework) inspireret organisation, vil du kende praktikken under navnet PI Planning. Det er særligt i denne type organisationer jeg har gjort mig mine erfaringer – og for at sige det som det er: Jeg er ret begejstret.
Det nye skabes ikke med gamle mødeformer
I en Big Room Planning udfordrer vi tre grundlæggende spørgsmål, ikke kun for et lille team med begrænset rækkevidde, men for store tværgående, langtrækkende og strategiske udviklingsopgaver, der kan involvere hundredvis af interessenter. Vi ønsker at afdække:
- Hvordan sikrer vi fælles retning?
- Hvordan koordinerer vi de mange perspektiver?
- Hvordan skaber vi fortsat opbakning til indsatsen fra alle relevante interessenter?
Til Big Room Planning mødes medarbejdere og ledere ansigt-til-ansigt; på tværs af funktioner, områder og geografiske placeringer. Big Room Planning er et event, som foregår på niveauet mellem strategi og daglig eksekvering. Her produceres ledelse og planer, der typisk rækker 8-12 uger frem.
Overordnede visioner og strategier er nødvendige input til eventen for at skabe fælles billede på retningen. Detailplanlægning er nødvendig efterfølgende, typisk organiseret i et scrum setup, hvor der evalueres og detailplanlægges hver 14. dag.
I et dynamisk planlægnings- og ledelsesmiljø er Big Room Planning en gentaget aktivitet, der samler forretningsledelsen, alle teams og alle andre relevante interessenter i to dage med det formål at samskabe en fælles, koordineret og accepteret plan for de næste 8-12 uger. En plan, der samler alle teams og deres risici og udfordringer omkring produktion af konkrete løsninger, der kan afprøves og tages i brug af kunder og brugere. Dermed skabes ny viden om muligheder og udfordringer, som kan inddrages i den næste planlægningssession.
Det er naturligvis ikke ukompliceret at planlægge og gennemføre en sådan fælles ”selvorganiserende” aktivitet. Der kan være stor skepsis til effektiviteten i at samle 100 eller 200 mennesker, måske fra mange lokationer og lande, til en så ”løs” dagsorden. Men udbyttet er ofte overraskende højt. Den umiddelbare reaktion fra både forretningsledelse og teams er overraskelsen over den erkendelse, at den fælles viden, der skabes, er uvurderlig og ikke mulig at skabe på nogen anden måde. Vi får ganske enkelt
- Bedre planer, der skaber synlighed omkring eksekveringen af vores strategiske intentioner og visioner
- Bedre resultater, der giver større kundetilfredshed
- Større trivsel, der gør det mere meningsfuldt at gå på arbejde
I de to dage en Big Room Planning event varer, ser en typisk agenda sådan ud:
Vi underkender konsekvent kommunikationsopgaven
Hvor jeg i mit tidligere blogindlæg “Ledelse er noget vi producerer sammen” (Se her: http://danskprojektledelse.dk/community/ledelse-er-noget-vi-producerer-sammen/) refererede til Rane Willerslevs bog ”Tænkt vildt”, så vil jeg her pege på en anden bog, som jeg har fundet inspiration til min praksis i. Bogen hedder ”En systemisk organisation” (fra 2012) og er skrevet af Jacob Storch. I bogen fortæller han:
”Det er en central ledelsesopgave at tilvejebringe de omstændigheder og lejligheder, hvor folk kan engagere sig på måder, der bringer det bedste af deres potentialer frem, når de sammen med andre forsøger at finde ud af, hvad der er de bedste responser på udfordringer, organisationen står overfor.” Jacob Storch (2012)
Ledelse af større udviklingsopgaver er til stadighed en udfordring for langt de fleste organisationer. Vi underkender konsekvent den kommunikations- og ledelsesopgave, der ligger i at koordinere mange menneskers og mange rollers forståelse af formål, mål, retning, udfordringer og muligheder. Særligt underkender vi tit udfordringerne med at kommunikere på tværs af funktionsområder eller igennem ledelsesniveauer.
Udfordringen synes at ligge i en grundfæstet og svært foranderlig opfattelse af, at vi effektivt kan overføre viden og erkendelser mellem mennesker gennem ”hand-over” processer. I praksis er det ikke svært at finde eksempler på, at informationstabet i denne måde at lede og kommunikere på er enormt. Hvis du genkender dette fra din hverdag, så skulle du tage og lade dig inspirere af Big Room Planning – du bliver begejstret: for det virker!
Billedet illustrerer konceptet “Fist of five”. Til big room planning gennemføres ofte en tillidsafstemning ved brug af teknikken “fist of five”, hvor alle med antal fingre (0-5) viser deres tillid til planen.