Den ’dims’ jeg ikke kan undvære i min digitale værktøjskasse

Vi har hele verdenen til rådighed!
Vi har oceaner af muligheder!
Vi har hele det store www vi kan kigge i – men hvilke samarbejdstools skal vi vælge?

Læs med her, hvor jeg giver mit besyv med på hvilket værktøj jeg ikke vil undvære som international IT-projektleder.

En verden af muligheder
Med digitalisering, kommer muligheder. Med muligheder, kommer alternativer. Når man har meget at vælge i mellem, kan det være svært at finde den rigtige hammer eller møtrik til situationen. Verdenen er større end nogensinde før, og vi skal kommunikere ikke blot lokalt, men globalt.

Vi kommer ikke uden om at IT fylder meget i hverdagen, da vi forventes at kunne samarbejde med kollegaer, samarbejdspartnere og kunder på tværs af kloden. Vi sidder ved skærmen på skæve tidspunkter og med vores forskellige kulturelle forståelser. Det er alt sammen meget godt, men de fleste vil nok give mig ret i at intet slår et projekt hvor man sidder sammen face-2-face og kan tackle udfordringerne i rummet, uden lag-time og lange mails der kan skabe misforståelser og ingen fremdrift. Verdenen er ikke perfekt og vi indordner os.

Min erfaring & tesen bag
Jeg tror på ”nødvendig” information skal kommunikeres online – da det er fremtiden.

Jeg tror på at den moderne og fremtidige arbejdsplads giver teams lov til at arbejde som de gerne vil, når de gerne vil.

Jeg tror på at fremtiden kun vil have større fokus på selvkørende teams, hvilket betyder samarbejde skal og er i fokus.

Til dette, kommer et hav af tools. De værktøjer jeg værdsætter mest, er dem der giver mig fleksibilitet til at være der hvor jeg er nødvendig og der hvor jeg skaber værdi for projektet. Derudover mener jeg en af mine vigtigste opgave er at videregive den nødvendige kommunikation mine nøglestakeholders har brug for.

Hvorfor kommunikation er vigtigt i internationale projekter
Når alt kommer til alt, så er det samarbejdet og kommunikationen der er vigtig for mig. Udfordringen er større jo længere vi sidder fra hinanden fysisk, men også mentalt og kulturelt, og der er behov for et sted at samle oplysninger og kommunikere på forskellige niveauer – det hyggelige, det nødvendige og nice-to-know for at pleje samarbejdet i teamet.

Jo mere internationalt et projekt, jo flere stakeholders, og jo flere personer har brug for kommunikation. Det kræver utrolig mange cc, og 15 mails senere læser ingen med alligevel, men det spammer indboksen og værdien er lig 0.

Her har jeg stor glæde af Microsofts ”nye” tool fra 2017 – MS Teams.

Sådan understøtter MS Teams kommunikationen
MS Teams er omdrejningspunktet når det kommer til samarbejde, kommunikation & vidensdeling i projektteamet. Projektteamet inkluderer for mit velkomne både mit eget team, men også kunder og 3. parter. MS Teams dammer rammerne, og gør at alle kan komme i kontakt med hinanden på en smart og simpel måde uden at det skal være raketvidenskab og over-kompliceret at tilgå samarbejdsrummet.

Fordele:

Du kan kommunikere på tværs af organisationer:
Jeg kan have mine kunder med, så alle har adgang til den delte information, og der er gennemsigtighed, noget jeg værdsætter højt i et projekt.

Du kan individuelt modellere og skabe transparents som ønsket:
Som ejer af teamet, kan du bestemme hvad der skal være tilgængeligt ud af et hav af muligheder.

Du kan tilføje kanaler der kan tilpasses stakeholdergrupperne i projektet, disciplinerne i dækker eller en delleverance. Som nævnt ovenfor, jo more internationalt et projekt, jo flere folk involveret, og i frygt for at overkommunikere og mindste momentum, bruger jeg MS Teams strategisk tilpasset stakeholdergrupper per disciplin.

Du kan tagge kanalen eller personer via @, så informationen bliver skubbet ud som notifikation, mens alle kan læse med hvis interesseret.

For mit vedkomne har jeg altid en WIKI (hvor vi kommunikerer NEED TO KNOW-information såsom deployment guides).

Mit team leverer typisk agile IT-projekter, så vi benytter os af at man kan connecte til PowerBI + Sprint Board & Burndown fra DevOps.

Du kan dele filer, mødenotater og videoer:
Tænk en gang, efter du har holdt et møde, uploades mødevideoen direkte i MS Stream, du skal blot godkende den må deles.

Mødenotater kan deles via Notes og du får automatisk mødeindkaldelsen inkl. deltagere & dato. Så skal du blot tilføje actions og hvad i ellers plejer. Referatet kan derefter sendes som mail hvis dette fortsat foretrækkes, men det gør du sparer tid på administration.

Du kan kommunikere forskelligt – til enkelte eller via forsiden:
Forstil dig lidt a la Facebook væggen som de fleste af os kender. Væggen kan også bruges til det lidt mere personlige præg med en sjov gif, en god nyhed eller alsidig kommunikation. Chatfunktionen gør også så du ikke skal i mailboksen og lede efter tidligere samtaler, men har hele historikken et sted.

Du kan bruge mobilen:
Du kan tilgå teamet på telefonen, hvilket vi ikke kommer udenom er fremtiden og det gør det nemt for teamet at kommunikere og holde hinanden updateret. Det er som med sociale medier, er det nemt, gør vi det, er det ikke, gør vi det i hvert fald ikke.

Du kan se historikken:
Hvis projektet overtages midtvejs eller en projektdeltager er på ferie, kan man komme up-to-speed via teamet, og der går ikke information tabt i en persons mailboks.

MS Teams gør også, at jeg ikke bliver en flaskehals og sidder på informationen alene.

Ulemper:

Blot en SharePoint side:
Kritikkerne vil sige, at MS Team er en lilla SharePoint side og at der stadig er meget der skal arbejdes på, før det er en god løsning.

For fleksibel:
Kritikkerne vil også sige at MS Teams er for fleksibel, at den individuelle projektleder kan tilpasse det for meget.

Det er for svært for den menige projektdeltager at navigere i forskellige opbyggede teams når de skifter fra projekt til projekt og de savner Templates.

Performance og ’Skyen’:
To andre spøgelser i skabet, som man ikke kommer udenom. Hvis du som jeg har travlt og nogle gange sidder i bilen og arbejder, ja så skal det personlige hotspot slås til, da du ellers ikke kan tilgå filen, da filen er i skyen!

Perfomance problemer afledes også heraf, du skal hente ting i skyen, og ikke en mappe på skrivebordet.

Endnu et nyt tool:
Som nævnt er mulighederne mange, og de fleste skal lige se det an, før de byder ind på noget. Vi er jo vanedyr. Nyt tool kræver en adfærdsændring og det tager tid, og alt begyndelse kan ses som en bjergtop der skal flyttes.

Andre tools jeg har prøvet:
Jeg har brugt dropbox til fildeling, hvilket virker rigtig fint. Google-Docs har også skabt værdi for mig før i tiden. Jeg har været glad for samarbejde via en facebook-side, hvor kommunikation har været i højsædet, samt forsøgt mig med sales force og projektsites også. Jeg har endnu ikke fundet et andet tool der kan lige så meget som MS Teams. Jeg synes det er fedt at forny sig, at skabe et forum som passer til teamet, kunden og projektet. Jeg elsker at toolet er fleksibelt og ikke en template, hvilket de andre tools er. Jeg kan modellerer MS Teams til formålet og projektet og inkludere mere og mere viden/apps/info når paratheden er til det i teamet. Og MS Teams er nemt. Det er lavet til dig og mig og der findes allerede utallige artikler og videoer der kan guide dig til optimering, men ellers er det lidt som at lære at cykle, der er ikke behov for en manuel, det er learning by doing og man kan begynde helt simpelt.

Held og lykke med det fremtidige samarbejde.