Hold dit fokus midt i en masse distraktioner

Der er nok ingen tvivl om at projektledere, som nøglepersoner i et projekt, sjældent har længere perioder uden en masse distraktioner. Der er altid nogen som lige skal have et eller andet afklaret, eller som rykker for nogle opgaver.

I dette indlæg ville jeg gerne kigge lidt på hvordan du som projektleder kan finde tid til at have fokus på dine opgaver, imens alle disse distraktioner er der.

De fleste råd omkring håndtering af distraktioner fokuserer typisk på at fjerne dem fra dit skrivebord så du kan få arbejdet. Men i virkelighedens verden vil vi altid være udsat for distraktioner, uanset om vi er derhjemme, på café eller på kontoret. Det er heller ikke entydigt at distraktioner er negativt, faktisk siger eksperter, at en god mængde distraktion og overspringshandlinger kan hjælpe med at få sparket kreativiteten i gang. Det vigtigste er fokus, og du kan faktisk træne dig selv til at fokusere bedre og få færdiggjort dit arbejde.

I dette indlæg skal vi se på fem måder man kan omgå distraktioner, genoprette sit fokus og komme ind i arbejdsrytmen igen.

Giv dig selv lov til at blive distraheret – i X antal minutter

Det lyder måske lidt fjollet, men hvis du giver dig selv lov til at være distraheret indenfor en overskuelig tidsramme, kan du løsne lidt op, give hjernen en pause og gøre dig selv mere modtagelig for kreative ideer når du mindst venter det. Herefter kan du komme tilbage til arbejdet med et frisk syn på tingene og nye ideer, der kan booste din produktivitet og fokus.

Inddel din tid i overskuelige bidder

”Time boxing” handler om at afsætte en fast mængde tid til en enkelt opgave. Det er en teknik der fjerner presset ved at skulle fokusere i en lang tidsperiode.

Det motiverer dig også til at koncentrere dig om opgaven du har foran dig. Du kan bruge overskuelige “lunser” af tid til at gøre fremskridt med arbejdet selvom du er midt i et travlt miljø. Den korte tidsperiode vedligeholder din produktivitet. Et berømt eksempel på ”time boxing” er Pomodoro®-teknikken, hvor du typisk arbejder i sprints af 25 minutter med 5-minutters pauser i mellem. I de 25 minutter ignorer man e-mail, telefonen og andre mulige distraktioner. Man kan også få en rød lampe på sin skærm som lader folk vide at de ikke skal forstyrre dig på kontoret. Tænd også gerne denne mens du fokusere i disse 25 minutter. 25 minutter lyder ikke af meget. Men kobler man helt fra og fokusere, så kan man hurtigt nå lige så meget som man kunne på en time normalt har jeg erfaret mig.

Hold fast i din outline

Der går der ikke en dag uden at jeg bliver distraheret og bogstavelig talt trukket væk fra arbejdet. Det, der holder mig kørende, er at have en plan eller ”outline”, der fortæller mig hvad jeg bør arbejde på, så snart jeg sætter mig ned igen. Dette kan være en simpel liste eller et par påmindelser du har planlagt på din telefon. Det kan også være et Trello board med en ”Doing” eller ”I gang” liste. Eller en række post-it notes der hænger på din skærm. Det vigtigste er bare at den er synlig, og opdateret. Det er generelt bare vigtigt at du har det rette projektstyringsværktøjer at arbejde med.

Skriv dine distraktioner ned med det samme

Man kan også kalde det for at ”aflæsse distraktioner” – du tager helt basalt enhver slags distraktion og sætter den i en specifik beholder til senere. Disse distraktioner kan være ideer, opgaver du pludselig husker at du skal lave, og tilfældige tanker.

Hvordan læsser du distraktioner af? Et forslag er at have en ”distraktionsblok” og en blyant med dig, hvor du hurtigt kan notere de ting der distraherer dig i øjeblikket.

Når arbejdet er afsluttet, kan du tage et kig på dine noter og se om der er noget der skal gøres.

Får du ikke løst distraktionerne i løbet af dagen, så kan du oprette dem som cards i dit Trello board.

Bryd større opgaver ned i små bidder

Når vi står overfor en kæmpe opgave, har vi tendens til at ønske at kigge væk og distrahere os selv. Du kan ”snyde” din hjerne til at tænke, at opgaven er overskuelig ved at inddele den i små, overskuelige bidder. Jeg synes, at jeg ofte kan fokusere midt i en masse distraktioner hvis jeg inddeler store opgaver i mindre dele, som kan udføres i ét stræk. Jeg føler mig dermed ikke alt for overældet af opgaven eller distraktionerne. Dette ligger jo meget op af Scrum-tankegangen, og du arbejder jo nok allerede på denne måde, hvis du driver dine projekter efter Scrum-metoden.

Lav din “DONE”-liste

Har du nogensinde overvejet at lave en separat liste over de ting du har opnået i løbet af en dag?

Det er kendt som en ”anti to-do liste” eller en ”DONE”-liste. Det er en anden liste, hvor du skriver hvad du har lavet eller færdiggjort den dag. Du kan også skrive de opgaver du har færdiggjort, som ikke stod på din to-do liste. Det giver en følelse af fremskridt, som får dig til at føle dig mere produktiv og motiveret til at fortsætte med at arbejde på din reelle to-do liste.

Med denne DONE-liste ved hånden, kan du vedligeholde din produktivitet, selv når du er allermest distraheret.

Distraktioner er ofte også skabt af en selv, så når du træner din hjerne til at fokusere og motivere dig selv til at fortsætte, kan du bekæmpe trangen til at udskyde arbejdet.